жизнь без бумажек

[avva]

Я хочу избавиться от папок и ящиков старых бумаг, переведя их всех в отсканированный вид, а заодно все новые бумаги - квитанции, банковские распечатки, что угодно - начать сканировать и выбрасывать. Но для этого мне нужна программа, помогающая все это организовать и быстро находить нужное.

Я думаю, что мне нужно следующее: возможность быстро показывать отсканированные документы, лежащие в каком-то дереве директорий; назначать им таги и/или текстовые комментарии, и находить быстро по тагам или тексту. В принципе текст необязателен, достаточно одного поиска по тагам и году/месяцу. Неплохо бы, чтобы программа помогала как-то управлять этой иерархией директорий, и умела делать бэкапы на болванки. В крайнем случае без этого тоже можно обойтись.

Я изучил Picasa 3, и по-моему она делает почти все, что мне нужно. Мешает одна, но важная проблема: поскольку Picasa заточена под фото-коллекции, она не понимает и не принимает PDF-файлы. А мне как-то нужно хранить отсканированные многостраничные документы (напр. банковскую распечатку из нескольких страниц, или конспект старый). Может, можно было бы засунуть их в мультистраничные TIFF-файлы, но их Picasa хоть и ест, а показывать не умеет - показывает только первую страницу.

Поэтому у меня есть вопросы к тем, кто изучал эту проблему и как-то с ней научился справляться.

1) Есть ли программа, которая делает то, что мне нужно? Предпочительно open source, но если коммерческая и очень хорошая, тоже нормально.

2) Может, я неправильно понимаю, что мне нужно? Если вы успешно организовали это дело как-то по-другому, поделитесь своим методом.

Comments

[itman.livejournal.com]

Я не очень понимаю, как это все быстро сканировать. Я это в шреддер отправить устаю, а тут сканировать.

[anton.livejournal.com]

Мне кажется, для таких целей идеально подошёл бы Evernote - заодно, он их распознает и даст по ним искать.

[vorobiev.livejournal.com]

Сервис Evernote (http://evernote.com/) смотрели?
Там можно создавать блокноты - соответственно организация по папкам.
Можно ставить метки.
Можно искать по дате и он распознает текст.
Насколько я помню в одну заметку можно аттачить несколько изображений, соответственно можно запихивать многостраничные документы.

Единственный минус - это веб-сервис. А значит встает вопрос доверия для хранения конфиденциальной и финансовой информации.

[avva.livejournal.com]

даже пользовался одно время эверноутом, но именно для создания небольших notes. А он интегрирован каким-то образом со сканнером или с существующими отсканированными файлами? Или придется вручную на каждую бумажку создавать note в Evernote и аттачить к ней данный файл?

Веб-сервисность меня как раз не очень волнует, синхронизацию можно и выключить при желании.

[tacente.livejournal.com]

Вот и я полез смотреть Evernote сегодня -- правда, немного с другими мыслями и целями, но кажется, что он для этой задачи должен подходить. Правда, сразу же столкнулся с глюком (установленная программа не входит в сеть). Но думаю, что это поправимо, а так кажется, что удобно. Они уверяют, что их распознавалки позволяют искать текст в картинках (типа сфотографированных визиток или квитанций - не на иврите, правда, но на русском да) и в рукописных записях. (Учитывая, что этим занимался Zhenyach, я им склонен верить.)

[vorobiev.livejournal.com]

Тезка, вы меня опередили :-)
И с комментарием и с именем в ЖЖ :-) Тогда в 2001 году очень хотел взять ник с именем ...

[avva.livejournal.com]

см. вопросы ниже.

[tacente.livejournal.com]

Насколько я понял, бумажку можно туда перетащить, и она сама себе будет note. Можно ей поставить теги, а можно и не ставить. (Плюс возможность потом искать не "что", а "когда" по линии времени.)

[damian.livejournal.com]

Evernote.

Для файлов там Импорт есть.

[vorobiev.livejournal.com]

Можно целиком папку с Картинками и даже PDF файлами импортировать. Есть фунцкция импорта с субдиректориями и даже автоматического мониторинга папки.

Глубоко не влезал. Но похоже для ваших целей и этого должно хватить.

[auto194419.livejournal.com]

ужасный интерфейс. ничего непонятно. всё неудобно. столько обещаний и на выходе пшик.

[akuklev.livejournal.com]

www.neatco.com предлагает комбинированное софтверно-хардверное решение. Вроде очень хвалят, сам не пробовал.

[potan.livejournal.com]

Бумага с печатью имеют юридическую силу. Если банк платеж потеряет, например.
В отличие от сканов.

[p-a-s-h-a.livejournal.com]

А если вдуг возникнет какой-либо спор, допустим где то в базе кого-то, кому платили, потеряется квитанция и он решит, что надо "отключать от сервиса за неуплату". По-моему, решающим аргументом в споре будет именно оригинал квитанции...

[vorobiev.livejournal.com]

Дело вкуса. Лично мне пока удобно. Правда я больше текстовые заметки там храню.

[mad-ghost.livejournal.com]

о, блин надо написать свою :) в общем главное это возможность сканирования я так понимаю. + древовидная структура хранения. Распознавалку имхо можно за деньги тока если от FineReader'a прикрутить. Там вроде есть такая лицензия. Но спасибо за идею.

[jonni.livejournal.com]

http://www.dk-soft.org/products/phoa/index.php?action=viewinfo&product=phoa

Я пользуюсь этой вот программкой. Кажется именно она вам и нужна

[mikhaelo.livejournal.com]

Я так живу примерно год. Сканирую счета, контракты, справки, документы и тд. с OCR (!) и складываю в разные папки несложной структуры дирректорий. Названия фалов примерно такие: yyyymmdd-tag1-tag2-...-tagx.pdf

Теперь, если мне нужно найти документ, я или кликаю по директориям или ищу поиском. Нахожу или контент в файле или тэг - в зависимости от сложности поиска.

Архив шифрую truecrypt и ношу с собой в мобилке или в лэптопе - регулярно надо посмотреть пару документов когда я, например, на работе.

Бумажные варианты сразу не выкидываю а "архивирую" в кульки для мусора и складываю в подвал. По закону моей страны некоторые бумаги надо хранить 3 года а некоторые 10 лет.

[meangel.livejournal.com]

Бумагу сканят вместе с печатью ) потом можно распечатать.

[vodianoj.livejournal.com]

Мой знакомый сотрудник уже лет 5 сканирует все документы. Я с ним поговорю.

[rejoined.livejournal.com]

adobe bridge распознает и pdf, плюс тэги, поиски, даты.

[o-zadunajskij.livejournal.com]

всю жизнь интересуюсь этим вопросом - не подскажете где про печать и её магическую силу почитать? до сих пор уверен, что силу имеет бумага с подписью и числом, которая собсна в таком случае и называется юридически документом.
да, я именно о русской практике. в мире люди часто как-то вообще без печатей живут в волшебном мире документооборота:)

[gholam.livejournal.com]

В комплекте сканеров Xerox DocuMate идёт программа Nuance PaperPort, делает вот это самое.

[nameless--one.livejournal.com]

Пользовался пару лет Evernote именно для таких целей. Я, правда, оригиналы не уничтожаю на всякий случай. Когда Evernote переехала в веб - засомневался в них. Перешёл на MS OneNote. Там, правда, каталожная структура жёстко заданная и примитивная.

[upd0wn.livejournal.com]

Уже много лет пользую PaperPort - вполне. легкая настройка, все форматы, OCR и т.д.