жизнь без бумажек

[avva]

Я хочу избавиться от папок и ящиков старых бумаг, переведя их всех в отсканированный вид, а заодно все новые бумаги - квитанции, банковские распечатки, что угодно - начать сканировать и выбрасывать. Но для этого мне нужна программа, помогающая все это организовать и быстро находить нужное.

Я думаю, что мне нужно следующее: возможность быстро показывать отсканированные документы, лежащие в каком-то дереве директорий; назначать им таги и/или текстовые комментарии, и находить быстро по тагам или тексту. В принципе текст необязателен, достаточно одного поиска по тагам и году/месяцу. Неплохо бы, чтобы программа помогала как-то управлять этой иерархией директорий, и умела делать бэкапы на болванки. В крайнем случае без этого тоже можно обойтись.

Я изучил Picasa 3, и по-моему она делает почти все, что мне нужно. Мешает одна, но важная проблема: поскольку Picasa заточена под фото-коллекции, она не понимает и не принимает PDF-файлы. А мне как-то нужно хранить отсканированные многостраничные документы (напр. банковскую распечатку из нескольких страниц, или конспект старый). Может, можно было бы засунуть их в мультистраничные TIFF-файлы, но их Picasa хоть и ест, а показывать не умеет - показывает только первую страницу.

Поэтому у меня есть вопросы к тем, кто изучал эту проблему и как-то с ней научился справляться.

1) Есть ли программа, которая делает то, что мне нужно? Предпочительно open source, но если коммерческая и очень хорошая, тоже нормально.

2) Может, я неправильно понимаю, что мне нужно? Если вы успешно организовали это дело как-то по-другому, поделитесь своим методом.

Comments

[itman.livejournal.com]

Я не очень понимаю, как это все быстро сканировать. Я это в шреддер отправить устаю, а тут сканировать.

[m2b.livejournal.com]

Фотографировать можно на цифровую мыльницу.

[anton.livejournal.com]

Мне кажется, для таких целей идеально подошёл бы Evernote - заодно, он их распознает и даст по ним искать.

[vorobiev.livejournal.com]

Тезка, вы меня опередили :-)
И с комментарием и с именем в ЖЖ :-) Тогда в 2001 году очень хотел взять ник с именем ...

[vorobiev.livejournal.com]

Сервис Evernote (http://evernote.com/) смотрели?
Там можно создавать блокноты - соответственно организация по папкам.
Можно ставить метки.
Можно искать по дате и он распознает текст.
Насколько я помню в одну заметку можно аттачить несколько изображений, соответственно можно запихивать многостраничные документы.

Единственный минус - это веб-сервис. А значит встает вопрос доверия для хранения конфиденциальной и финансовой информации.

[avva.livejournal.com]

даже пользовался одно время эверноутом, но именно для создания небольших notes. А он интегрирован каким-то образом со сканнером или с существующими отсканированными файлами? Или придется вручную на каждую бумажку создавать note в Evernote и аттачить к ней данный файл?

Веб-сервисность меня как раз не очень волнует, синхронизацию можно и выключить при желании.

[tacente.livejournal.com]

Вот и я полез смотреть Evernote сегодня -- правда, немного с другими мыслями и целями, но кажется, что он для этой задачи должен подходить. Правда, сразу же столкнулся с глюком (установленная программа не входит в сеть). Но думаю, что это поправимо, а так кажется, что удобно. Они уверяют, что их распознавалки позволяют искать текст в картинках (типа сфотографированных визиток или квитанций - не на иврите, правда, но на русском да) и в рукописных записях. (Учитывая, что этим занимался Zhenyach, я им склонен верить.)

[damian.livejournal.com]

Evernote.

[avva.livejournal.com]

Спасибо, посмотрю еще раз.

[akuklev.livejournal.com]

www.neatco.com предлагает комбинированное софтверно-хардверное решение. Вроде очень хвалят, сам не пробовал.

[avva.livejournal.com]

интересно, спасибо.

[potan.livejournal.com]

Бумага с печатью имеют юридическую силу. Если банк платеж потеряет, например.
В отличие от сканов.

[meangel.livejournal.com]

Бумагу сканят вместе с печатью ) потом можно распечатать.

[p-a-s-h-a.livejournal.com]

А если вдуг возникнет какой-либо спор, допустим где то в базе кого-то, кому платили, потеряется квитанция и он решит, что надо "отключать от сервиса за неуплату". По-моему, решающим аргументом в споре будет именно оригинал квитанции...

[mad-ghost.livejournal.com]

о, блин надо написать свою :) в общем главное это возможность сканирования я так понимаю. + древовидная структура хранения. Распознавалку имхо можно за деньги тока если от FineReader'a прикрутить. Там вроде есть такая лицензия. Но спасибо за идею.

[http://users.livejournal.com/r_u_s_i_k_/]

"Всё придумано до нас (http://office.microsoft.com/onenote/)"

[jonni.livejournal.com]

http://www.dk-soft.org/products/phoa/index.php?action=viewinfo&product=phoa

Я пользуюсь этой вот программкой. Кажется именно она вам и нужна

[mikhaelo.livejournal.com]

Я так живу примерно год. Сканирую счета, контракты, справки, документы и тд. с OCR (!) и складываю в разные папки несложной структуры дирректорий. Названия фалов примерно такие: yyyymmdd-tag1-tag2-...-tagx.pdf

Теперь, если мне нужно найти документ, я или кликаю по директориям или ищу поиском. Нахожу или контент в файле или тэг - в зависимости от сложности поиска.

Архив шифрую truecrypt и ношу с собой в мобилке или в лэптопе - регулярно надо посмотреть пару документов когда я, например, на работе.

Бумажные варианты сразу не выкидываю а "архивирую" в кульки для мусора и складываю в подвал. По закону моей страны некоторые бумаги надо хранить 3 года а некоторые 10 лет.

[vodianoj.livejournal.com]

Мой знакомый сотрудник уже лет 5 сканирует все документы. Я с ним поговорю.

[avva.livejournal.com]

спасибо, расскажи потом.

[rejoined.livejournal.com]

adobe bridge распознает и pdf, плюс тэги, поиски, даты.

[photo-viewer.livejournal.com]

опередили. бридж - очень хорош для организации картинок. и без дурашливости пикасы.

[gholam.livejournal.com]

В комплекте сканеров Xerox DocuMate идёт программа Nuance PaperPort, делает вот это самое.

[nameless--one.livejournal.com]

Пользовался пару лет Evernote именно для таких целей. Я, правда, оригиналы не уничтожаю на всякий случай. Когда Evernote переехала в веб - засомневался в них. Перешёл на MS OneNote. Там, правда, каталожная структура жёстко заданная и примитивная.

[upd0wn.livejournal.com]

Уже много лет пользую PaperPort - вполне. легкая настройка, все форматы, OCR и т.д.

[avva.livejournal.com]

а таги есть и поиск по ним? А импорт уже готовых отсканированнх файлов с картинками/PDF?

[msh.livejournal.com]

Поскольку старые документы нужны редко, то если их просто сваливать в яшики и класть в подвал, математическое ожидание времени поиска нужного будет меньше чем при сканировании

В смысле, жалко времени-то этим заниматься

[avva.livejournal.com]

у меня нет подвала, и я уже 10 лет тащу за собой ящики со старыми бумагами из одной квартиры в другую, и меня это задолбало до такой степени, что сил никаких нет.

[only4.livejournal.com]

Прикольное хобби - сканирование старых бумажек :) А прогу такую универсальную не знаю :(

[ex-benzel.livejournal.com]

Может быть вот это подойдет? http://evernote.com/

Fujitsu SnapScan

[raindog-2.livejournal.com]

Важно иметь хороший сканер. С планшетным сканером такое сделать практически невозможно - слишком много сканировать. Я посоветовался с нашими коллегами, которые раньше работали в Xerox PARC над похожим проектом (что-то типа перехода на безбемажность). Они мне посоветовали Fujitsu SnapScan. Я его купил и доволен.

Как все это работает. Когда в него закладываешь несколько бумаг (например, счет за электричество), он сканирует с двух сторон, примерно страницу за пару секунд. Потом создает единый PDF и потом напускает на него OCR, так что в PDF-е можно искать по словам. PDFы он называет по дате-времени сканирования. Есть программа-менеджер, в которой можно создавать иерархию папок, и переименовывать документы (хотя я редко их переименовываю). Менеджер показывает большие thumbnails с содержимым файла, так что можно и без названия догадаться, что там. Есть поиск по словам. Ищет во всех PDF. Держит оно индекс, или тупо ищет в каждом PDF по очереди - я не понял. Пока что у меня там, наверное, несколько сотен документов, и ищет быстро.

Бекапы их софтвер, кажется, не делает, но PDF-ы - маленькие, все вместе занимает смешной объем, я просто копирую всю директорию на другой (внешний) диск периодически.

Re: Fujitsu SnapScan

[avva.livejournal.com]

1) а таги можно добавить в программу-менеджер?

2) с какой резолюцией оно сканирует, так что файлы получаются маленькие? я не уверен, какую резолюцию выбрать для своих сканов.

[lavinya.livejournal.com]

А вот гляди-ка.
Это не решит твою проблему, но идея меня привела в восторг.
http://www.nytimes.com/2009/07/13/technology/internet/13mail.html?_r=1&partner=rss&emc=rss

[avva.livejournal.com]

молодцы, да :)

[yankel.livejournal.com]

Я тоже об этом думал.
Вопрос на засыпку: в каком случае могут понадобиться подленники. Обычно в Израиле и копии принимают. Но фиг знаешь, где нарвешься.

[onkel-hans.livejournal.com]

Я бы не стал хранить банковские документы на таком ресурсе, как Пикаса. Или Вы любите Большого Брата?

Для работы с файлами очень хорош Total Commander. Он легко делает поиск в файлах, в т.ч. в PDF файлах. Поддерживает комментарии к файлам.

Total Commander: http://www.ghisler.com

[dimrub.livejournal.com]

Забавно читать посты, для которых являешься (по всей видимости) триггером :). Евернот тебе уже посоветовали, я вижу. Пытался понять, как его для этой цели использовать, так и не понял. В итоге пришел вот к чему. На работе есть нехилый сканер. В числе прочего, он умеет сканировать в PDF, либо все, что ему дали, в один, либо каждый лист в отдельный, а потом посылает все эти PDF-ы мейлом. Сканирую, переименовываю так, чтобы было понятно, что это (скажем, "ארנונה 2008 12.pdf" или "תלוש משכורת 2008 10.pdf") и загружаю на гугль-докс в специально созданную для этого иерархию фолдеров. Пока что загрузил подобным образом пару десятков бумажек, и мне нравится. Конечно, довольно много ручных шагов, которые хорошо бы автоматизировать, но я вдруг понял, что 90% времени занимает собственно сканирование, т.е. дойти до сканера, вставить, подровнять, ввести настройки и подождать пока отсканирует (и тут, как тебе верно написали, ключевым является выбор сканера: планшетный - не вариант), так что можно не напрягаться особо - все равно после того, как бэклог отработан, вся операция - это две минуты в день.

Принципиальный вопрос - это легальный статус отсканированного. Так, например, наша тетка, которая занимается финансами, сказала, что тлушим можно спокойно сканировать и выбрасывать, а вот тофес 106 выбрасывать не стоит.

[avva.livejournal.com]

У меня на работе тоже есть такой нехилый сканер, но кол-во ручных шагов в описанной тобой системе меня все же пугает. Мне нужно что-то, что позволит мне не только обрабатывать новые бумажки, а отсканировать и каталогизировать *много ящиков* старых, и я думаю, что сломаюсь давать имя каждому отдельному клочку бумаги там и закачивать его в гугл докс.

Легальный статус меня не очень волнует, потому что я и сейчас в море того, что у меня есть, не могу найти то, что надо.

[dimrub.livejournal.com]

Да, и еще одна вещь: некоторые провайдеры услуг уже сами готовы посылать тебе счет по мейлу в виде PDF (только, почему-то, они не очень-то рекламируют эту услугу). Примеры - безек, орандж, селком, виза, банк дисконт. У некоторых из них эти пидиэфы еще и с дигитальной подписью.

[zigmar.livejournal.com]

Кстати, да. Меня тоже жутко задолбала бумажная почка, и от значительной части её удалось избавиться передя на электронные рассылки. Хотя самые ценные бумажки - "тлушей маскорет", всякие пенсионные распечатки и т.д. всё равно приходится организовывать в бумажном виде. :-/